Чек-лист снабженца перед арендой опалубки

Задача снабженца при аренде опалубки – не просто найти оборудование к нужной дате. Необходимо получить комплект под конкретный объект, заранее проверить условия поставки и возврата и исключить расходы, которые не были учтены в первоначальном бюджете. Для этого процесс удобно разделить на несколько этапов: подготовка исходных данных, выбор поставщика, проверка КП и договора, приемка оборудования и последующий возврат.

До запроса КП

Чем точнее исходные данные, тем корректнее расчет. Если отправить поставщику только площадь стен или перекрытия, этого может оказаться недостаточно для определения состава комплекта.

Перед тем как получить КП, снабженцу стоит собрать информацию вместе с инженером ПТО, прорабом или другим ответственным специалистом:

• актуальные чертежи или проект
• размеры и геометрию бетонируемых конструкций
• предполагаемые этапы и очередность работ
• требуемую дату поставки
• ориентировочный срок аренды
• адрес стройплощадки
• особенности подъезда и разгрузки
• сведения об оборудовании, которое уже есть на объекте, если комплект необходимо только дополнить

Если проект находится в стадии корректировки, это лучше указать сразу. Расчет, выполненный по старой версии документации, может перестать соответствовать фактической геометрии объекта.

Не стоит самостоятельно сокращать рассчитанную спецификацию только ради уменьшения стоимости аренды. Состав системы должен определяться по проекту, расчетным нагрузкам и условиям бетонирования. Окончательное техническое решение необходимо сверять со специалистом.

Проверка поставщика

До выбора поставщика стоит понять не только стоимость оборудования, но и весь порядок работы с ним.

Уточните, выполняет ли компания расчет комплекта по проекту и кто будет контактным лицом после согласования заказа. Полезно заранее понимать, как решаются вопросы дополнительной поставки, замены спорных элементов и продления аренды.

Снабженцу стоит выяснить:

Есть ли нужное оборудование на планируемые даты. Особенно это важно, если объекту требуется крупный комплект или поставка должна быть выполнена в короткий срок.

Как организована доставка. Нужно знать, кто предоставляет транспорт, как согласовывается время приезда и требуется ли со стороны объекта техника для разгрузки.

Как проходит приемка. Должен быть понятен порядок фиксации недокомплекта и видимых дефектов.

Что происходит при необходимости докомплектации. Если в процессе работ понадобятся дополнительные элементы, лучше заранее понимать порядок их получения.

Как оформляется возврат. Условия окончания аренды должны быть известны еще до первой поставки.

При выборе можно учитывать и отзывы клиентов, но их лучше использовать как дополнительный источник информации, а не вместо проверки конкретных условий договора.

Проверка КП

Коммерческое предложение нужно проверять не только по итоговой сумме. Сначала необходимо убедиться, что поставщик рассчитал именно тот комплект, который нужен объекту.

В КП следует сопоставить проект, спецификацию и срок аренды. Если рассматриваются предложения нескольких компаний, важно, чтобы они были подготовлены по одинаковым исходным данным.

Особое внимание стоит уделить следующим пунктам:

Комплектность

Проверьте основные элементы и комплектующие. Более низкая стоимость может объясняться тем, что в одном предложении предусмотрена полная ведомость комплектации, а в другом отсутствует часть необходимых позиций.

Сроки

Сравнивайте не только дату поставки, но и расчетный период аренды. Если строительный график может измениться, заранее уточните условия продления.

Дополнительные расходы

Необходимо понять, включены ли в предложение доставка, обратный вывоз, погрузка и другие операции или они оплачиваются отдельно.

Залог

Если договор предусматривает залог, уточните его размер, порядок внесения и условия возврата. Залог не следует автоматически прибавлять к стоимости аренды как невозвратный расход, но его нужно учитывать при планировании денежных средств.

НДС

При сравнении нескольких предложений проверьте, указаны ли цены в одинаковом формате с точки зрения НДС. Иначе две визуально разные суммы могут оказаться несопоставимыми.

До оплаты также необходимо проверить договор: срок аренды, порядок передачи оборудования, ответственность сторон, условия продления, возврата, недокомплекта и повреждения элементов.

Доставка и приемка

После согласования заказа работа снабженца не заканчивается. Важно подготовить площадку и передать ответственному за приемку актуальную спецификацию.

До приезда машины нужно проверить подъезд, пропускной режим, место разгрузки и наличие необходимой техники. Если объект предоставляет кран или другое оборудование для разгрузки, оно должно быть готово к согласованному времени.

При приемке комплект сверяют с накладной и спецификацией. Желательно сначала пересчитать и проверить оборудование, а уже затем распределять его по участкам.

Особое внимание уделяют состоянию щитов, фанеры и комплектующих. Заметные дефекты или расхождения по количеству необходимо фиксировать сразу в порядке, предусмотренном документами поставщика. Для спорных элементов полезна фотофиксация.

Снабженцу важно убедиться, что сотрудники объекта знают, кому передавать информацию о недостаче или повреждениях. Если вопрос возникнет уже во время монтажа, оперативный контакт с поставщиком поможет быстрее его решить.

Возврат

Условия возврата нужно контролировать с первого дня аренды, а не только перед вывозом оборудования.

На объекте желательно организовать учет комплектующих и не смешивать элементы арендованной системы с другим оборудованием. Особенно легко теряются небольшие позиции, которые перемещаются между захватками и рабочими зонами.

Перед возвратом следует:

• собрать оборудование с участков
• сверить его со спецификацией
• учесть дополнительные поставки и частичные возвраты
• отдельно проверить мелкие комплектующие
• выявить недостачу до приезда транспорта
• согласовать дату и порядок вывоза
• подготовить оборудование к передаче в соответствии с условиями договора

Если недостающие элементы обнаружить заранее, останется время проверить участки и склад. При пересчете непосредственно перед погрузкой такой возможности уже может не быть.

Также стоит уточнить, каким документом подтверждается окончательный возврат и когда прекращается начисление арендной платы.

Итоговый чек-лист снабженца

Такой чек-лист помогает контролировать аренду по этапам, а не пытаться решить все вопросы в момент получения оборудования. Чтобы отправить проект на расчет, свяжитесь с менеджером Rentasnab.